Skuteczne przywództwo: przewidywanie, delegowanie i powtarzanie

  • Luty 11, 2019
lider, przywódca

Temat przywództwa dotyka każdego szefa, ale także liderów danych działów. W mniejszych firmach od lidera wymaga się ciągłego wykonywania swoich stałych obowiązków oraz efektywnego zarządzania zespołem. W dodatku nadal panuje przekonanie wśród szefów, że tylko oni potrafią wszystko najlepiej. Stąd tak duży problem z przekazywaniem obowiązków.

Jak to zrobić żeby nie musieć denerwować się o to, czy pracownicy pracują efektywnie?  Na to pytanie odpowiem podpierając się bestellerową książką zza oceanu, czyli “Scaling Up: How a Few Companies Make It… and Why the Rest Don’t” autorstwa Verne Harnisha.

Przewidywanie

Ten aspekt liczy w każdej firmie, która posiada konkurencję. Czyli w praktyce dotyka wszystkich. Jednakże okazuje się, że można odetchnąć już na początku, ponieważ Harnish uspokaja, że liderzy nie musza wyprzedzać rynku o lata, wystarczy kilka minut.  Dokładniej, oznacza to trzymanie ręki na pulsie w codziennej firmowej rutynie. A zapewnią nam to częste kontakty z klientami, pracownikami i konkurentami. Rzecz jasna jest to łatwiejsze, kiedy firma jest mała. Wyzwanie rośnie wraz z jej rozwojem.

Powiększanie się organizacji sprawia, że zarządzający poszczególnymi działami liderzy stają się coraz bardziej odizolowani od klientów oraz pracowników frontowych. Przez to tracą przeczucie do swojego biznesu i całego rynku.

Liderzy powinni prowadzić ludzi i firmę do przodu, a nie mikrozarządzać

To ważne zdanie powinni wziąć sobie do serca wszyscy, którym się wydaje, że i tak wolą coś zrobić sami lub mieć ciągle oko na wykonywanie zadań przez pracownika. Naprawdę ciężko jest o spojrzenie z szerszej perspektywy, kiedy jesteśmy zaangażowani w wiele codziennych obowiązków.

Prosta rada: daj działać swojemu zespołowi.  A Ty poświęć ten czas na badanie rynku, budowanie nowych strategii, szukanie inwestorów czy partnerów biznesowych.

Jak to zrobić? Przede wszystkim wypisz wszystkie swoje obowiązki. Podziel je na grupy: te które możesz wyeliminować, zautomatyzować i delegować. Kolejnym krokiem jest pogrupowanie wedle ich pilności na te, które musisz zrobić natychmiast oraz te, które możesz wykonać w późniejszym czasie.

jak delegować zadania

Delegacja

Delegacja, to nic innego jak dawanie pracownikowi wolnej ręki, przy jednoczesnym zaufaniu, że dobrze się spisze. Łatwo się mówi, ale w praktyce delegacja to jedno z większych wyzwań liderów w rozwijających się organizacjach.  Przez to wielu przedsiębiorców woli działać samodzielnie. A przecież każdy właściciel bardziej lubiłby pracę w swojej firmie, gdyby nie musiał mierzyć się z każdym problemem. A często skala zaczyna się już od pytania: “Gdzie są ręczniki papierowe?”

Refleksja w temacie delegowania obowiązków jest niezbędna, gdyż ciągle wielu właścicieli nie chce oddać “władzy” nawet tym najbardziej wyróżniającym się pracownikom. 

Aby pozyskać 10 pracowników, liderzy muszą delegować działania, w których są słabi. Aby pozyskać 50 pracowników, muszą delegować działania, w których są silni!

Tutaj  Harnish  dochodzi do bardzo prostej, ale jednocześnie zaskakującej konkluzji: w wielu przypadkach siła lidera staje się słabością organizacji. Jeśli założyciel jest dyrektorem, głównym kierownikiem sprzedaży oraz jeszcze szuka kontrahentów, to przez ten natłok nie widzi szerszego kontekstu. Kiedy człowiek targany jest zbyt wieloma sprawami naraz grzęźnie w nich i nie wykonuje ważnych kroków dalej. Dlatego też, im więcej pracowników w firmie, tym ważniejsza jest struktura zarządzania. 

Najważniejsze zadania należy delegować pracownikom, którzy podzielają te same wartości, pasję i wiedzę o firmie. Takie podejście zapewnia rozwój działalności, ponieważ liderzy obdarzeni zaufaniem często pokazują swoje dodatkowe talenty. 

Prawidłowa organizacja delegowania zadań

Aby wszystko działało prawidłowo postępuj zgodnie z poniższymi punktami. Oczywiście zakładamy, że delegujesz zadania właściwej osobie lub zespołowi.

  1. Wskaż jasno, co dana osoba lub zespół musi osiągnąć. Jasna i rzeczowa komunikacja naprawdę czyni cuda. Zaznacz, że oczekujesz i w jakim czasie.
  2. Stwórz system pomiarowy do monitorowania postępów (wyznacz KPI). Zawsze trzeba sprawdzać postępy. Odizolowane efekty nie dowodzą niczego. Trzeba je porównywać, mierzyć i wyciągać wnioski na przyszłość. Im więcej zapisujesz, tym szybciej pracujesz. Ktoś mądry powiedział,  że nie można zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć.
  3. Dawaj zespołowi lub osobie odpowiedni feedback na spotkaniach w trakcie trwania projektu. Koniecznie bierz udział w spotkaniach z zespołem. Warto być na bieżąco, to buduje i zapewnia motywację do dalszego działania. Chwal postępy, ale też zwracaj uwagę na słabe strony. Rzeczowe uwagi zwrotne pozwalają unikać błędów.
  4. Zapewniaj uznanie i nagrodę za działania (ponieważ mamy do czynienia z ludźmi, nie maszynami).

Nagrodą może być pochwała przed zespołem. Na pewno wielu szefów zdziwi się wzrostem efektywności, gdy zacznie szczerze chwalić wykonane zadania. Oczywiście premie i inne gratyfikacje też są doskonałym pomysłem.

Wiem, że delegowanie zadań jest trudne. Zwłaszcza, gdy sami znamy swoją firmę najlepiej i wydaje nam się, że tylko my zrobimy daną rzecz dobrze. Jednak nie sądzę, by szefowie wielkich firm nadal wykonywali wszystkie obowiązki. Po prostu nie da się osiągnąć sukcesu, gdy skupiasz się na wszystkim, co dzieje się tu i teraz. To wyklucza patrzenie w przyszłość i planowanie kolejnych kroków. A do tego potrzebny jest przede wszystkim czas i wolne myśli.

Powtarzanie

Najważniejszą pracą lidera, nawet można powiedzieć pracą u podstaw, jest powtarzanie. Jest to swoisty klucz spójności. Przede wszystkim lider musi dostarczać zespołowi częstych wiadomości i wskaźników dotyczących pracy. Powtarzać należy:

  • Podstawowe wartości firmy, czyli wszystko, co definiuje kulturę firmy powinno być wzmacnianie jak najczęściej.
  • Podstawowy cel, czyli to do czego w danym czasie dążymy. Nic tak nie wpływa demotywująco, jak niewiedza.
  • Priorytety, cele rozłożone w czasie. Należy ciągle o nich pamiętać i dokonywać ich ponownej rewizji w trybie dziennym lub tygodniowym.

Powtarzanie i rutyna pewnych działań jest bardzo dobra w każdej firmie. Rutyna sprawia, że czujemy się bezpiecznie, bo wiemy jakie sekwencje zdarzeń po sobie następują. Nie jest to nic nowego tak naprawdę. Aczkolwiek w ostatnim czasie rutyna została nacechowana bardzo pejoratywnie. Rzecz jasna, że każdy dąży do wyzwań. Ale każde wyzwanie również musi mieć swoją rutynę: rozpisane punkty działania, podsumowanie, wnioski. Wykonywanie wszystkiego mocno spontaniczne na dłużą metę jest zwyczajnie przytłaczające.

Książka Verne Harnisha to obowiązkowa pozycja dla każdego przedsiębiorcy i lidera. Nie dość, że znajdziesz tam sposób na skalowanie biznesu, to jeszcze wszystko podane jest w bardzo prosty sposób. Świetnym elementem książki są formularze, które można wypełnić swoimi celami, założeniami i liczbami.  Książka ta niedawno pojawiła się w języku polskim. Ja byłam niecierpliwa i czytałam ją w oryginale.

 

Brak komentarzy

Skomentuj